メールを送るときに気をつけるべきこと

最近の仕事ではメールを使って誰かに何かをお願いするのが当たり前になっていますよね。メールは遠く離れた人に対しても指示を出すことが出来るのでとても便利です。
しかし、いくら便利だからといっても正確に相手に伝わらなくては意味がありません。ここで、メールを送るときに気をつけるべきことを紹介します。

まず、受信者に何をさせるために送るメールなのかをしっかりと意識しましょう。これは嘘のように思われるかもしれませんが、これが出来てない人が本当にたくさんいます。メールは、受け取った人に対して何をしてもらうのかを伝えるためのツールですから、そこがしっかりしていなければ意味がありません。思いついた内容を書くわけではなく、相手に対してやってもらうことを意識して文章を書き始めることが大切なのです。

それから、タイトルは全文の見出しとして、可能ならばタイトルで名乗ることを考えましょう。文字数が多ければ多いほどタイトルに意味を持たせることが重要になりますので、タイトルをみて何のことかさっぱり分からないということでは駄目なのです。タイトルのくせに見出しになっていないタイトルが多いわけです。例えば、～の件といったものや、随分前のメールタイトルの使い回しをする、挨拶をタイトルに入れるといったものです。タイトルには、一目見てメールの中身が何であるのかというのを受信者に分かってもらえるように書くようにしましょう。多少タイトルが長くなっても、読む前にある程度中身を相手に理解してもらうことを意識することが大切なのです。

そして本文中に見出しをつけることも大切です。メールの目的は、分かりやすく的確に自分が言いたいことを文章で伝えることにあります。これはつまり、サイトの原稿と同じであるといえるわけです。
当然ですが、文字ばかりが並んでいるWEBページよりも、適度な見出しがあって、見出しだけ見たらすぐに内容を理解できる方が圧倒的に読みやすいというところがあるのです。ですから、同じようにメールに対しても適度に見出しをつけてあげるのがいいわけです。長々と書いた文章を相手に読めと共用するのは情報の食い違いが発生する可能性がありますので非常に危険なので、とことんまで相手に読みやすいようにメールを書くことが非常に重要になります。

明白な文章を意識する

そして、丁寧なメールを書くことを心がけることは非常に需要なのですが、ビジネスにおいては受信者に解釈の余地を持たせないことが重要です。
当然心遣いは大切ですし、受け取った相手が不快に思わないような言葉の選択が大切ですが、そちらばかりを気を取られてしまうと意味不明のメールになってしまいます。相手に依頼をするときは、的確な文章を考えるようにすることが大切です。

仕事をしていると、たまによく分からないメールを受け取ることもあるでしょう。こうしたときにはこれらの気をつけるべきことが出来てないことが多いのです。自分の送っているメールもそのようになってしまっていないかどうか、きちんとチェックしてみるといいでしょう。