メールの目的を明らかにする

誰かにメールを送るときは、贈る相手に何をしてほしいのかまずはっきりさせましょう。
この目的をはっきりさせないままメールを送ると、相手にも迷惑ですし、何をしてほしいのかわかりません。
メールの意味は相手に何かしてもらいたいという意思をダイレクトに伝えるものです。
今思いついたもの、今気になっていることを、直接そのまま書いても意味はありません。
メールを打ちながら、この人に何をしてもらいたい、と思って打つと、あなたの気持ちも伝わりやすくなります。
ここで大切になるのが件名です。
件名は本で言えばタイトルになります。
魅力的な件名にしなければ、誰もメールを読んでくれません。
本屋で本を選ぶとき、魅かれる内容のタイトルでなければ読みたいとは思わないでしょう。
メールもこれと同じです。
メールの件名でしてはいけないことは、見出しになっていないことです。
全体の要約であり、ヒントでなければなりません。
たとえば何とかの件であったり、いつか使ったタイトルの使いまわしだったり、あいさつ文であったりすると、相手に何を伝えたいのかまったく分かりません。
タイトルは新聞や本の見出しです。
それと同じように考えなければ、メールは一切読んでもらえません。
一例を挙げると、「会議の件」という件名でメールを送っても、いったいいつのどの会議なのか、以前行った会議のことなのか、これからの予定なのか、まったく分かりません。
つまり、件名にはメールの本文が予想できる内容でなければいけないのです。
WEB上にはメールマガジンをはじめ、様々なメールが横行しています。
その中で、あなたのメールがどれだけ人をひきつけられるかが問題なのです。

見出しを活用しよう

メールで大切なことは、相手に目的をはっきりと伝えることです。
本や新聞でいうところの本文です。
長い文章だけがだらだらと続くようなWEBページは疲れてしまいますし、読みたくありません。
そこで生きてくるのが見出しです。
適当な場所に、適当な見出しを入れることで、次は何の話かが分かるのです。
メールにおいても同じで、本文の前に見出しを入れることで、複数の話をメールの中に入れることができます。
ただでさえ長いメールなのに、それを一度に読むのは大変です。
適度に改行を入れていても、読む気は失せてしまいます。
見出しと改行のバランスを取ることで、メールはより一層魅力的になるのです。
さらに最後まで一気に読みきれるメールは、相手に考えさせる、解釈の間を与えません。
相手が「これはどういう意味なんだろう。これはこういうことか」と考えてしまうと、メールを読むだけで何分、何十分とかかってしまい、受信した側がそれで満足してしまうのです。
遠まわしないい方も同じで、相手がこちらの真意を探ろうとしてしまいます。
真意を伝えることは大切ですが、直接的に述べたほうが、WEB上の動作もスムーズにいくのです。
もし何か分からない、情報が足りないというのなら、質問をすぐに投げかけてくることでしょう。
しかしこの足りない分もできるだけなくしていかなければなりません。
WEB上で相手が納得し、満足できるメールこそ、効率アップにつながっていくのです。